Factura electrónica a las Administraciones · octubre de 2026
La forma más fácil de presentar facturas en FACe sin repetir trabajo
El proceso se simplifica cuando el ERP prepara los datos correctos, genera Facturae, incorpora los códigos DIR3, valida el documento y conserva justificante y estado.
FACe no consiste en subir un PDF
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado y de las administraciones adheridas. Permite remitir facturas desde el portal y también mediante integración automática. El documento que se presenta es una factura electrónica estructurada, no una simple imagen del original.
El portal oficial de Facturae indica que las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben ajustarse al formato Facturae admitido y firmarse con firma electrónica XAdES. En la práctica, el emisor necesita datos fiscales correctos, unidades DIR3, certificado, líneas, impuestos y referencias administrativas coherentes.
Los tres códigos que suelen bloquear una factura
La Administración destinataria debe facilitar los códigos DIR3 que identifican la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. En algunos contratos también intervienen órgano proponente, expediente, pedido o contrato. Guardarlos en una observación libre obliga a revisarlos en cada emisión; relacionarlos con el cliente, centro o contrato evita trabajo y errores.
| Dato | Para qué sirve | Dónde obtenerlo | Error frecuente |
|---|---|---|---|
| Oficina contable | Identifica la unidad que recibe la factura en contabilidad. | Organismo o documentación del contrato. | Reutilizar un código antiguo sin confirmarlo. |
| Órgano gestor | Señala el centro responsable del gasto. | Pedido, contrato o interlocutor público. | Confundirlo con la dirección postal. |
| Unidad tramitadora | Dirige la tramitación administrativa. | Organismo destinatario. | Elegir una unidad del mismo organismo que no corresponde. |
| Expediente o pedido | Relaciona la factura con la contratación. | Resolución, pedido o pliego. | Omitirlo cuando el organismo lo exige. |
El circuito más sencillo empieza en el ERP
Preparar
Completa tercero, DIR3, expediente, líneas, impuestos y vencimientos.
Generar
Crea Facturae en la versión admitida con estructura consistente.
Firmar y validar
Aplica certificado y corrige errores antes del envío.
Presentar
Remite por portal o integración y guarda el justificante.
Si el usuario vuelve a escribir importes, fechas, referencias y centros fuera del ERP, la presentación se convierte en un segundo proceso propenso a diferencias. La automatización adecuada reutiliza la factura aprobada y solo solicita la información administrativa que no forma parte del circuito comercial habitual.
Diez comprobaciones antes de enviar
- NIF y razón social. Comprueba emisor y destinatario exactamente como deben figurar.
- Numeración. Usa una serie controlada y evita duplicidades o saltos sin explicar.
- Fechas. Revisa expedición, operación y periodo facturado cuando proceda.
- DIR3. Confirma oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora vigentes.
- Contrato. Incluye expediente, pedido u otras referencias exigidas.
- Impuestos. Verifica bases, tipos, exenciones, retenciones y redondeos.
- Vencimiento. Comprueba forma de pago e IBAN cuando deban informarse.
- Formato. Genera una versión de Facturae admitida por el receptor.
- Firma. Utiliza un certificado válido y controla su caducidad.
- Justificante. Conserva registro, estado y respuesta asociados a la factura.
El estado debe volver a la factura
Presentada, registrada, aceptada o rechazada no deberían vivir en correos y carpetas separadas.
Relacionar respuesta, justificante e incidencia con el documento facilita administración, cobro y auditoría.
Errores habituales y cómo prevenirlos
Los rechazos suelen obligar a revisar códigos, certificado, estructura, impuestos o referencias. No conviene corregir a ciegas: descarga o conserva el mensaje, identifica el campo y documenta la solución. Si un organismo cambia unidades, actualiza el maestro para que la incidencia no se repita en la factura siguiente.
El portal de Facturae explica que el envío puede hacerse desde FACe o mediante servicios de integración y que puede consultarse el estado. Para volúmenes puntuales, el portal puede ser suficiente. Con recurrencia, varios centros o muchas facturas, integrar el ERP reduce pasos y mejora la trazabilidad.
Cómo lo plantea ERTIA
ERTIA parte de la factura generada en el ERP y analiza destinatarios, DIR3, versiones, certificados, referencias y volumen. Según el proyecto, puede preparar Facturae y organizar la presentación o integración con FACe, dejando claro qué parte es estándar, qué debe configurarse y qué validación exige cada organismo.
Antes de automatizar se prueba un conjunto representativo: factura ordinaria, abono o rectificativa, distintos impuestos, varios DIR3, expediente obligatorio, rechazo y consulta posterior. La mejor integración no es la que oculta los errores, sino la que permite resolverlos sin perder la relación con el documento original.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar a FACe un PDF firmado?
El PDF puede servir como representación o adjunto, pero la factura que se presenta debe cumplir el formato electrónico estructurado admitido y los requisitos de firma aplicables.
¿Dónde consigo los códigos DIR3?
Debe proporcionarlos el organismo destinatario, normalmente en el pedido, contrato, pliego o a través de su interlocutor administrativo.
¿FACe sustituye a VeriFactu?
No. Son ámbitos distintos. Conviene revisar ambos con el asesor y con el proveedor del software para evitar confundir calendario, formato y obligaciones.
Presentar en FACe debería ser la continuación de facturar
Revisamos tu circuito y preparamos una prueba con los organismos a los que trabajas.