ERP, SGA y movilidad · octubre de 2026
Software de gestión de almacenes: 12 funciones que debes probar
Un listado de funciones no demuestra que el almacén vaya a trabajar mejor. La prueba útil recorre recepción, ubicación, reserva, preparación, inventario y expedición con las excepciones reales.
El problema no suele ser saber cuánto stock hay
El almacén necesita conocer qué hay, dónde, en qué estado, para qué pedido está reservado y qué movimiento explica la cantidad. Cuando la información llega tarde o exige preguntar, aparecen roturas aparentes, compras innecesarias, preparaciones incompletas y expediciones que administración descubre al facturar.
Un ERP con gestión de almacenes debe conectar compras, ventas, devoluciones, transferencias, inventarios, lotes, series y costes. Una aplicación móvil puede acercar el dato al muelle o a la estantería, pero no corrige por sí sola maestros desordenados, ubicaciones sin criterio o procedimientos que cada operario interpreta de forma distinta.
Las 12 funciones que deben entrar en la demo
- Multi-almacén. Existencias separadas, disponibilidad consolidada y permisos por centro.
- Ubicaciones. Pasillo, zona o hueco con reglas comprensibles para localizar y mover producto.
- Recepción. Entrada total o parcial contra compra, con discrepancias y mercancía pendiente.
- Lotes y series. Captura, consulta y trazabilidad desde la entrada hasta la salida o devolución.
- Caducidad. Fechas, alertas y criterios de salida cuando el producto lo requiere.
- Reservas. Compromiso de stock para pedidos y reglas ante cambios, anulaciones o prioridades.
- Preparación. Lista o recorrido de picking, unidades confirmadas, faltas y sustituciones autorizadas.
- Expedición. Bultos, transportista, documentos y vínculo con albarán o entrega.
- Transferencias. Salida, tránsito y recepción entre almacenes sin perder visibilidad.
- Inventario. Conteos parciales, ciegos o generales y aprobación de diferencias.
- Movilidad. Lectura de códigos, recepción, movimientos y preparación desde el dispositivo previsto.
- Indicadores. Pendientes, rotación, roturas, errores y tiempos que lleven a una acción.
Qué debes observar, además de la casilla “sí”
| Proceso | Caso de prueba | Resultado esperado | Señal de riesgo |
|---|---|---|---|
| Recepción | Llega menos cantidad y una línea equivocada. | Queda pendiente y se registra la discrepancia. | Hay que corregir directamente la compra. |
| Reserva | Dos pedidos compiten por la última unidad. | La prioridad y disponibilidad son visibles. | Ambos parecen servibles hasta preparar. |
| Picking | Falta producto en la ubicación propuesta. | Se registra falta y alternativa controlada. | El operario improvisa sin trazabilidad. |
| Inventario | El conteo difiere del sistema. | Hay recuento, motivo, aprobación y movimiento. | La cifra se reemplaza sin explicación. |
| Devolución | Vuelve una serie ya expedida. | Se identifica origen, estado y destino. | Entra como una unidad genérica. |
App de almacén: el dispositivo también forma parte del proceso
Prueba la aplicación en el terminal, tablet o lector que se utilizará, con guantes, iluminación y red reales. El tamaño de los controles, el enfoque de cámara, la autonomía y la recuperación tras una desconexión pueden importar tanto como la función. También debe quedar claro qué puede confirmar, corregir o anular cada perfil.
La movilidad tiene que actualizar el mismo circuito del ERP. Si recepción, picking o inventario terminan en ficheros que alguien importa después, el stock seguirá desfasado durante parte de la jornada. Conviene medir desde que ocurre el movimiento hasta que ventas y administración lo ven.
El almacén no termina en la estantería
La cantidad preparada debe llegar al albarán, la factura, la cartera y la contabilidad sin volver a introducirse.
Prueba pedidos parciales, devoluciones y expediciones agrupadas para comprobar el circuito completo.
Datos maestros que conviene limpiar antes
Referencias
Duplicados, variantes, unidades y códigos de barras fiables.
Ubicaciones
Nombres, zonas, capacidad y usos coherentes con el recorrido.
Unidades
Caja, paquete y unidad con conversiones controladas.
Trazabilidad
Familias que exigen lote, serie, caducidad o controles adicionales.
Stock inicial
Fecha de corte, conteo, pendientes y valoración acordados.
Permisos
Operarios, supervisores, administración y visibilidad entre centros.
Cómo lo plantea ERTIA
ERTIA ERP conecta compras, ventas, almacenes, trazabilidad, documentos y contabilidad. Según el proyecto, la App de Almacenes acerca recepción, movimientos, inventario y preparación al puesto operativo. EDI puede incorporar pedidos sin reintroducirlos; DeCA organiza la documentación de transporte; los dashboards muestran pendientes e indicadores.
El alcance se define después de recorrer procesos y excepciones. Algunas necesidades se resuelven configurando el estándar y otras requieren integración o adaptación. La propuesta debe escribir esa diferencia, incluir migración y pruebas, y acordar cómo se dará soporte durante el arranque.
Preguntas frecuentes
¿ERP y SGA son siempre productos distintos?
No. Depende de profundidad y operación. Algunas empresas cubren sus necesidades dentro del ERP; otras requieren un SGA especializado e integrado. La demo debe mostrar qué nivel necesita tu almacén.
¿Hace falta etiquetar todo?
No necesariamente, pero una identificación consistente reduce dudas. Conviene decidir qué unidades, ubicaciones, lotes o series necesitan etiqueta y en qué momento se imprime.
¿Se puede implantar por fases?
Sí. Es habitual estabilizar maestros y stock, después movilidad y preparación, y finalmente automatizaciones o indicadores, manteniendo un objetivo medible por fase.
¿Qué KPI conviene empezar a medir?
Pendidos, líneas preparadas, faltas, diferencias de inventario y tiempo entre recepción o preparación y confirmación. Elige pocos indicadores que tengan responsable y acción; un panel lleno de cifras no corrige el proceso.
Un almacén se evalúa recorriendo mercancía, datos y excepciones
Trae un pedido difícil y lo convertimos en el guion de la demostración.