El camión está preparado, pero falta localizar el documento correcto, confirmar una matrícula o enviar la última versión al conductor. Digitalizar la documentación del transporte significa resolver también esos pasos, no solo sustituir una hoja por una pantalla.
DECA de ERTIA reúne la preparación del documento de control, el PDF con QR y el seguimiento de los transportes desde escritorio y móvil. En este artículo explicamos qué ha cambiado en la normativa y cómo encaja nuestra solución en el trabajo de transportistas, cargadores y oficinas de tráfico.
¿Desde cuándo es obligatorio el DeCA digital?
Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control del transporte público de mercancías por carretera debe ser digital cuando la operación esté sujeta a esta obligación. A fecha de publicación de este artículo, el plazo ya ha comenzado.
La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible establece un plazo de diez meses desde su entrada en vigor. La ley entró en vigor el 5 de diciembre de 2025: de ahí la fecha del 5 de octubre de 2026. No es un calendario de VeriFactu ni de factura electrónica: se trata de documentación de transporte.
¿A quién afecta? No a cualquier vehículo o reparto
El ámbito es el transporte público de mercancías por carretera: transportar por cuenta ajena, no que el vehículo pertenezca a una administración. Comprende los transportes interiores y el cabotaje sujetos al documento. Los transportes internacionales utilizan la documentación de los convenios aplicables. Consulta el marco oficial de los documentos electrónicos.
La Orden FOM/2861/2012 mantiene excepciones, entre ellas mudanzas, determinados traslados de vehículos averiados o accidentados, servicios de paquetería que cumplan las condiciones de la norma y transportes sin exigencia de título habilitante. No conviene asumir una exención solo por el tamaño de la empresa.
Hemos reunido ejemplos y criterios en nuestra guía de obligaciones y exenciones del DeCA.
Qué información debe acompañar a cada envío
El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 exige identificar al cargador contractual y al transportista efectivo, el origen y destino, la naturaleza y el peso de la mercancía, la fecha, las matrículas y, cuando proceda, la autorización especial de circulación. La formalización corresponde a cargador contractual y transportista efectivo; cada parte debe revisar los datos de su responsabilidad.
En la práctica, el primer paso es decidir quién confirma cada campo. Nuestra guía sobre el documento de control del transporte ayuda a preparar esa revisión antes de implantar la herramienta.
No basta con fotografiar el albarán
La Resolución de 5 de junio de 2026 exige PDF nativo digital de hasta 5 MB, con metadatos de creación y modificación y QR dentro del fichero. El enlace debe permitir descargar directamente el PDF mediante HTTPS, sin autenticación ni botones intermedios.
El documento se genera antes del servicio y se entrega al conductor. Este puede portar una copia electrónica o impresa con QR; imprimirla no sustituye la generación digital. La descarga debe mantenerse durante el servicio y los siete días naturales posteriores. La conservación documental mínima es de un año.
Consulta los requisitos técnicos del PDF y del sistema y el recorrido de consulta del PDF y su código QR.
Cómo ayuda DECA de ERTIA en el trabajo diario
Preparación y seguimiento desde la oficina
DECA permite organizar documentos, recuperar datos habituales mediante la agenda y continuar borradores. El objetivo es reducir transcripciones y que el equipo distinga lo preparado de lo realmente publicado. Puedes conocer el recorrido en cómo hacer un DECA paso a paso.
El documento en el teléfono del conductor
La vista móvil facilita consultar documentos y acceder a sus acciones. Antes de salir, comprueba el PDF publicado y prepara la copia del viaje. Revisa las opciones de DECA para conductores.
Preparar borradores sin cobertura
El guardado local permite continuar la preparación en el dispositivo. No equivale a publicar sin internet: la sincronización requiere conexión, DECA abierto y una sesión válida. El PDF debe estar publicado antes de utilizarlo para el transporte. Explicamos estas condiciones en trabajar con DECA sin cobertura.
Conectar la documentación con el ERP
La integración con ERTIA ERP y la API para sistemas externos permiten plantear un flujo de alta, publicación del PDF, consulta y finalización. Su disponibilidad depende de la licencia y de la habilitación del servicio. Antes de automatizarlo, revisamos qué sistema aporta los datos y quién genera el fichero. Conoce la integración de DECA con ERP y API.
Documentos ADR cuando corresponde
La solución contempla documentos DeCA, ADR y combinados. No clasifica automáticamente las sustancias: los datos deben proceder de información técnica confirmada o del consejero de seguridad. No debe confundirse el documento administrativo con todas las obligaciones de mercancías peligrosas. Consulta las funciones de documentación ADR de DECA.
Correcciones y conservación: dos puntos que no conviene olvidar
La resolución distingue la corrección del mismo PDF, manteniendo los datos anteriores identificados como no válidos, y la sustitución por otro fichero, con nueva URL y QR. En ambos casos debe llegar la actualización al conductor. La regulación de las modificaciones es la referencia para comprobar el procedimiento.
Disponer de una aplicación no garantiza por sí solo el cumplimiento. También cuentan los datos, el despliegue, la entrega al conductor y el archivo. Nuestra página de normativa de DECA advierte de que el borrado definitivo de documentos emitidos requiere proteger la conservación o mantener una copia íntegra en otro repositorio. Esta condición debe resolverse en la operativa de implantación; no debe asumirse que el historial por sí solo impide un borrado.
Una prueba sencilla antes de ponerlo en marcha
- Prepara un transporte representativo y confirma quién aporta los datos.
- Genera el documento y prueba el QR desde otro teléfono.
- Entrega la copia al conductor y comprueba que sabe localizarla.
- Ensaya una corrección y verifica qué documento recibe el conductor.
- Confirma cómo conservarán su copia las partes y qué protección existe frente al borrado.
Esta prueba es más útil que dar por terminada la implantación al crear el primer usuario. Nuestro equipo, en Beniaján, Murcia, puede revisar el proceso contigo. Consulta cómo planteamos la contratación e implantación de DECA.
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