Control horario y privacidad · septiembre de 2026
Fichaje por huella, QR, móvil o tablet: qué sistema conviene a cada empresa
El método más llamativo no siempre es el más adecuado. Comparamos comodidad, incidencias, privacidad, movilidad y control de acceso para elegir un sistema proporcionado y fácil de mantener.
La obligación es registrar la jornada, no utilizar una tecnología concreta
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que la empresa garantice el registro diario con el horario concreto de inicio y finalización. También establece una conservación de cuatro años y disponibilidad para las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección.
La norma no obliga de forma general a fichar con huella, QR, aplicación o tablet. La empresa debe escoger un sistema fiable que se adapte a su organización, permita gestionar incidencias y respete la protección de datos. Antes de comprar dispositivos conviene diseñar el procedimiento.
Comparativa práctica de métodos de fichaje
| Método | Ventaja operativa | Riesgo o límite | Dónde probarlo |
|---|---|---|---|
| Tablet o kiosco | Punto común visible, sin depender del ordenador personal. | Colas, caída de red, identificación y ubicación física del equipo. | Entrada de oficina, tienda o almacén. |
| QR | Uso rápido con soporte compartido o identificación desde el móvil. | Debe evitarse la suplantación y definirse qué ocurre sin cámara o dispositivo. | Centros con rotación y varios turnos. |
| Móvil o web | Útil para teletrabajo, comerciales y personal desplazado. | Acceso, conectividad, correcciones y posible geolocalización. | Ruta, domicilio, oficina y modo sin cobertura. |
| Huella o biometría | Vinculación fuerte de la persona al evento y posible control de acceso. | Tratamiento de categorías especiales de alto riesgo y requisitos estrictos. | Solo tras análisis jurídico, necesidad y alternativas. |
Por qué la huella exige mucha más cautela
La AEPD considera la biometría para control de presencia un tratamiento de categorías especiales de datos y de alto riesgo. Su guía exige analizar idoneidad, necesidad y proporcionalidad, además de la base que permita levantar la prohibición general del tratamiento biométrico.
Que un terminal sea técnicamente capaz de leer huellas no convierte su uso en adecuado. Si QR, tarjeta, PIN o móvil alcanzan la finalidad con menor impacto, la necesidad de biometría resulta más difícil de justificar. También deben estudiarse evaluación de impacto, información, seguridad, conservación, plantillas biométricas y respuesta ante una brecha.
La huella tampoco es una contraseña que pueda cambiarse si se compromete. Por eso no conviene venderla como mejora universal. Puede existir un proyecto de control de acceso con requisitos específicos, pero debe analizarse antes de instalar.
Móvil y geolocalización tampoco significan seguimiento permanente
La guía de la AEPD sobre relaciones laborales explica que, si la finalidad de la geolocalización es el registro horario, los datos no deberían utilizarse para comprobar dónde está la persona en cada momento. Deben respetarse información, minimización, finalidad y proporcionalidad.
Una configuración razonable puede registrar la ubicación únicamente en el evento de fichaje cuando exista justificación, en lugar de mantener un rastreo continuo. También puede limitarse el fichaje a una red, centro o dispositivo sin almacenar coordenadas.
El valor está en lo que ocurre después de fichar
El evento debe entrar en una jornada, detectar incidencias, admitir una corrección autorizada y terminar en un informe comprensible.
Prueba olvidos, turnos nocturnos, pausas y cambios de centro antes de decidir el dispositivo.
Cómo elegir por tipo de entorno
Oficina
Web desde el puesto o tablet común, con alternativa para reuniones y teletrabajo.
Almacén
Kiosco o QR situado en el flujo de entrada, resistente y con procedimiento ante incidencias.
Comercio
Tablet o terminal compartido que no interfiera con el TPV y admita varios turnos.
Comerciales
Móvil con acceso seguro, registro puntual y reglas claras sobre ubicación.
Varios centros
Identificación de centro, responsables delegados e informes consolidados.
Acceso físico
Proyecto específico para puertas y lectores, separado conceptualmente del registro laboral.
Procedimiento mínimo antes de implantar
Definir
Finalidad, jornada, pausas, soportes, usuarios y responsables.
Informar
Explicar datos, uso, conservación, derechos y cómo corregir.
Probar
Simular conectividad, olvido, turno nocturno y dispositivo averiado.
Revisar
Auditar accesos, informes, incidencias y proporcionalidad periódicamente.
Incluye un método alternativo para averías, personas sin dispositivo, cámara que no lee el QR o credenciales bloqueadas. La excepción debe registrar quién, cuándo y por qué, y terminar en la misma jornada con trazabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar con huella?
No. La obligación general es registrar la jornada; la biometría está sometida a límites reforzados y no debe elegirse por comodidad sin análisis.
¿Puede usarse una tablet compartida?
Sí, si identifica correctamente a cada persona, protege el acceso y existe un procedimiento cuando no funciona. ERTIA puede plantear tablet o kiosco con QR según el proyecto.
¿ERTIA integra control de acceso?
Puede estudiarse la conexión con puertas, lectores y soportes físicos. El alcance técnico y la legitimación del tratamiento deben validarse para cada instalación.
¿Un QR identifica por sí solo a la persona?
No siempre. Depende de si el código es individual, temporal o está asociado a una sesión autenticada. El diseño debe evitar que una fotografía permita fichar por otra persona y ofrecer una alternativa cuando falle cámara, pantalla o conectividad.
Elige el soporte después de diseñar el procedimiento
Revisamos centros, movilidad, privacidad e incidencias antes de proponer una configuración.